企业用工管理：签劳动合同暗藏风险，顺创律所解析合规要点

东莞石排律师获悉

在企业的人力资源管理中，签订劳动合同这一看似简单的步骤实则潜藏着诸多风险。许多企业误以为员工填写入职登记表、薪资确认单等文件便等同于合同签订，或者自以为已“通知”员工签订合同便万事无忧，然而由于流程的不规范和证据的不足，这些企业最终往往陷入了困境。顺创石排律师事务所今日以一个代理案例为切入点，向企业阐述了劳动合同签订过程中的关键合规点。该公司在员工离职当天才催促签署合同，结果因“未依法履行合同签订义务”而需赔偿近五万元。这一管理上的疏漏，对所有企业而言，都是一个值得深思的警示。

一、顺创石排律师团队案例分享

基本案情

东莞一家技术企业（以下简称“该企业”）与员工何某产生了劳动纠纷。何某于2024年7月1日加入该企业，其离职时间为2024年11月29日。双方争执的焦点集中在企业是否需要向何某支付因未签订书面劳动合同而产生的双倍工资差额。

公司为证明自身主张，提供了多项证据：

该记录显示，公司已通过微信与人事部门进行沟通，确认已向何某等人传达了前往二楼签署劳动合同的通知。

这张照片摄于2024年11月29日，即何某离职的那一天，画面中何某与公司文员同框，文员手中拿着一份文件（公司一方坚称该文件是劳动合同），然而何某并未在上面签字。据此，公司声称这一证据能够证明他们当天曾要求何某签署合同，但遭到拒绝后，何某随即离职。

第三项是两份《签订劳动合同通知书》的复印件，落款日期分别为2024年7月24日和2024年9月22日，公司声称已将原件交付给何某，以此证明7月24日和9月23日已向其发出签订劳动合同的通知，同时指出何某一直以各种理由推脱，直至11月29日，在形势逼迫下不得不签订合同时，却声称被迫解除劳动关系，此行为缺乏诚信。

第四项要求提交《员工基本信息登记表》，该表由何某亲自填写并亲笔签署，内容上包含了劳动合同的基本要素，诸如岗位和薪酬等，据此应当认定双方已经正式签订了书面劳动合同。此外，还提到何某签名时，“总经理（副总经理）审核”一栏中已有手写痕迹，然而并未提供相关证据来证明在签名时该处已有内容，而公章是在何某签名之后才加盖的。

何某对公司的观点提出异议：他确认《员工基本资料表》中“以下为公司填写”部分的手写笔迹以及“诚信声明”栏的签名均系他本人所签，然而他特别指出，在填写“以下为公司填写”时，其中“总经理（副总经理）审核”一栏是空白的，并未加盖公司公章，他对此处手写内容并不了解，也不承认其有效性，他怀疑这部分内容是公司为了诉讼而事后添加的石排镇律师，并认为此表格并非劳动合同。

何某对微信聊天记录的真实性予以确认，然而，他并未对记录的关联性以及所证明的内容进行确认。他认为，该记录仅表明有前往二楼的指示，但并未明确指出是去签订劳动合同。此外，他提出，记录中提到的事件发生在2024年9月21日，而这距离仲裁程序的启动已有时间差。何某确认了照片的真实性，并承认照片中的人物包括他自己以及公司文员，拍摄日期为2024年11月29日早上，当时公司要求他签署合同，但他并未签字。

何某对于《签订劳动合同通知书》的真实性、合法性以及与自身的关系均未予以认可，明确表示未曾收到过这两份通知书的正本，并坚称公司在此之前，即2024年11月29日之前，未曾就签订劳动合同一事进行过任何通知。

此前，劳动仲裁已确认双方劳动关系于2024年11月29日终止，且判定公司应向何某支付未签订劳动合同期间的二倍工资差额。然而，公司对仲裁裁决中关于二倍工资差额的部分表示不满，遂向法院提起诉讼，要求法院判决其无需支付这笔款项。

法院观点

法院判定及依据如下：本法院判定某技术公司需向何某补偿因未签订劳动合同而产生的两倍工资差额，金额共计47234.50元。

因为《员工基本资料表》系由劳动者填写完毕后提交给用人单位保存，其本质并非劳动合同，同时某技术公司未能提供证据证明何某在签字时“总经理（副总经理）审核”栏已有手写内容，故此法院判定《员工基本资料表》并非某技术公司与何某所签订的劳动合同。

某技术公司所提供的微信对话内容仅表明指示何某等人前往二楼，却未透露他们到达二楼的目的，因而不能作为证据来证明该公司邀请何某签署劳动合同。

某技术公司递交的《劳动合同签订通知》中缺少何某的签名，这使得我们无法确认该公司是否已通知何某签署劳动合同。然而，该公司提供的照片却显示，在2024年11月29日，何某确实被要求签署劳动合同。综上所述，法院判定该技术公司仅在2024年11月29日与何某达成劳动合同的协议，而在该日期之前，该公司并未与何某签署任何劳动合同。

依据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条第一款的规定，某技术公司需向何某补偿2024年8月1日至2024年11月28日期间的未签订劳动合同所产生的工资差额，该差额共计47234.50元。

判决结果

东莞某技术公司被法院最终裁定需向何某补偿2024年8月1日至2024年11月28日期间未签订劳动合同所欠的工资差额，共计人民币47,234.50元。该判决结果已生效，属于终审判决。

顺创石排律师分析：

在本案中，企业之所以败诉，原因十分明确。首先，证据观念较为薄弱。在处理劳动关系时，证据对于保障自身权益至关重要。尽管公司曾通知何某签订合同，但遗憾的是，公司并未保存足够的有效证据。在微信的对话记录中，仅仅提到让何某等人前往二楼，却并未具体指出是为了签订劳动合同；这种含糊其辞的表达方式，根本不足以证实公司真实意图；《签订劳动合同通知书》仅有副本，且缺少何某的签收确认，从法律角度出发，这样的通知很难被认定为合法有效的。

其次，企业对表单性质产生了误解。他们将《员工基本资料表》误认为是劳动合同。顺创石排律师指出，劳动合同包含了一系列法定的必要条款，诸如工作职责、薪酬待遇、合同有效期限以及社会保险等关键内容，任何一项都不可或缺。在本案中，公司未能证实何某在签署《员工基本资料表》时，该表上关于职位、薪酬等关键信息的“公司填写区域”已填写完毕，特别是“总经理（副总经理）审核”一栏已有明确记载。因此，这份表格不具备劳动合同的必要要素，不能作为双方已签订书面劳动合同的证明。

第三点，合同签订的时间存在违规行为。根据《劳动合同法》的相关规定，雇主必须在员工加入公司后的第一个月内，与员工签署一份书面形式的劳动合同。然而，在本案中，该公司直至何某离职的那一天，才催促其签署劳动合同，这一行为明显违背了法律规定的时限要求。自2024年8月1日起至11月28日止，该公司未能履行与何某签订书面劳动合同的法定职责，因此理应承担相应的法律责任。

从这起2025年6月13日刚刚审结的案件来看，企业用工的合规性并非仅仅是空洞的“形式主义”，它实际上关乎到实实在在的成本控制和法律风险的规避——在本案中，企业仅仅因为管理上的一个小疏忽，就需支付近5万元的赔偿金，这一事实充分证明了合规管理对于企业来说是降低成本、提高效率的“必由之路”。企业若想建立一套规范的劳动合同管理机制，防止再次陷入类似案件的困境，以下将从合同签订的时间限制、证据的妥善保存、以及不同表格的明确区分等多个角度，为各企业提供切实可行的合规操作指导。

二、企业合规操作指南

企业劳动合同签署合规指南：从流程到证据，全方位规避风险

签订合同的关键期限：自用工开始之日起，务必在一个月内完成合同签署。

依据《劳动合同法》的规定，用人单位必须在员工加入公司后的第一个月内与员工签署一份书面形式的劳动合同；若逾期未在一个月内完成签署，但未超过一年，则必须支付相当于正常工资两倍的赔偿金。

为确保时效性，建议建立 “30 日签约期” 分级管控机制：

初期阶段（入职后的前15天）：完成劳动合同的起草及首次签订工作，同时确定职位职责、薪酬待遇以及合同有效期限等关键内容。

第16至25天为中期催签阶段：针对尚未完成签约的员工，系统将发送电子形式的提醒，同时同步发放纸质《催签通知》，并确保保存好送达的相关证据。

在后期阶段（具体为第26至30天），法务部门将介入此事，并向相关人员发送《最后签约告知》文件，其中将详细说明逾期可能带来的法律后果；如果员工在此之后仍未完成签署，公司需提前准备好用于终止劳动关系的相应文件。

（二）通知签合同的 “规范动作”：让证据 “说话”

1. 通知方式要明确且留痕

优先采用书面形式的通知：采用《劳动合同签订通知单》，具体规定员工需在规定的时间和地点完成合同签署，并在其中明确指出“若未能在规定时间内完成签署，将视为拒绝签订合同”等相关事项。

通知接收须签字：员工需亲自签署以证明已接收该通知，若员工拒绝签字，则可采取EMS邮寄方式发送（注明“劳动合同签订通知书”），并保留邮寄回执。

电子通知补充说明：请通过公司邮箱及OA系统发送相关通知，邮件内容应清晰指出签约事宜；同时，请避免采用微信或口头通知等不明确的传达方式（例如，案例中提到的“来二楼”这样的表述无法有效证明通知的目的）。

2. 拒签处理流程：1 个月内及时止损

若员工拒绝签合同，企业需在 1 个月内完成以下操作：

企业向员工发放了《终止劳动关系通知书》，该文件明确指出，由于员工拒绝签署劳动合同，依照法律规定，双方劳动关系将被正式终止。

留存员工拒签证据（如谈话录音、书面说明、见证人签字等）；

完成薪资结算及离职流程，以防延迟至一个月后继续雇佣造成潜在赔偿风险。

（三）区分 “入职表单” 与 “劳动合同”，避免混淆认定

1. 劳动合同必备条款（缺一不可）

根据《劳动合同法》第 17 条，劳动合同必须包含：

用人单位与劳动者基本信息；

工作内容、地点、时间；

劳动报酬、社会保险；

合同期限、解除条件等。

请注意，由于《员工基本资料表》中缺少薪资、合同期限等关键信息，故不能被视作劳动合同。

2. 入职表单的正确定位

《员工基本资料表》与《入职登记表》等文件仅作为收集员工资料的用途，不能作为劳动合同的替代品；若企业意图通过这些表格来补充协议内容，必须在表格上注明“本表单为劳动合同的附件”，同时要求员工对薪资、岗位等核心条款进行签字确认。

（四）建立 “合同管理台账”，杜绝漏签、迟签风险

建议企业制作《劳动合同签署台账》，记录每个员工的：

入职日期、合同签署日期、期限；

通知签合同的时间、方式、证据；

续签、变更、解除合同的时间节点。

通过台账的规范管理，可以清晰掌握合同签订的进展情况，有效防止因员工数量众多而引发的遗漏签署问题，并且能够为可能出现的劳动纠纷保存必要的系统记录。

三、结语

每一宗劳动纠纷案件背后，都隐藏着企业付出的大量实际成本。在本案中，高达五万元的赔偿金，若能转变为企业的盈利，足以支持一项重要业务的运作。然而，遗憾的是，众多企业依旧采取“事后弥补”的策略来处理劳动争议，却忽略了建立合规管理体系这一“预防措施”。

顺创认为，一个健全的劳动合同管理体系，不仅是抵挡法律风险的屏障，更是助力企业降低成本、提升效率的锐器——节省下来的赔偿金和降低的诉讼费用东莞石排律师，都将直接转化为企业的纯利润，从而为企业稳健成长提供强有力的支撑。相较于一宗宗劳动纠纷案件中被动地“支付学费”，不如主动构建合规体系，借助专业的法律服务为企业的运营提供坚实的保障。

若您的公司遭遇用工管理的困扰，不妨随时联络顺创石排的律师团队，我们热忱期待与您并肩，共同夯实企业合规的基础，挖掘并激发企业发展的无限潜能。

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